iFACTS - Externa tjänster

iFACTS Externa tjänster - Webb-baserad management och kontroll av Externa tjänster.

För att kontrollera en värdekedja eller supply chain är det avgörande att kunna kontrollera tjänster och leveranser från externa parter.

Att kontrollera den Externa tjänsten har blivit en viktig del i Risk management (supply chain) och kontinuitetsplanering. Det är även av intresse för försäkringsbolag med koppling till försäkringstypen "Avbrott".  Hur stor är avbrottskostnaden och hur väl kontrollerad är logistikkedjan?

En annan aspekt är Corporate Social Responsibility, CSR, som ofta är en del av bolagsstyrningen. Vi vill kanske inte göra affär med andra företag som inte delar våra värdering inom områden såsom barnarbete, skattelagstiftning eller jämlikhet mellan könen.  

iFACTS Externa tjänster ger ledningen en konsekvent rapportering och bevakning, presenterat som ett betyg i intervallet 0-100%. Ett exempel kan vara s k Leverantörsindex. Det ger även beroendekartor till andra objekt i värdekedjan.

Webb-teknik underlättar för den ansvarige med dokumentation och analys. Vanliga arbetssteg är att dokumentera tjänsten i termer av leverantörsinformation, finansiell rating, leveransstatistik, ansvar.

Ett Webb-frågeformulär kan användas för GAP-analys, dvs till vilken grad den externa tjänsten följer policy, regler och andra krav.

Riskanalys kan genomföras för den Externa tjänsten inklusive uppföljning och förebyggande åtgärder.

iFACTS Externa tjänster är ett effektivt verktyg för kontroll och analys. Varje tjänst tilldelas ett betyg som visar hur väl det hanteras och följer kravbild. Nedan följer en specificering av de variabler som kan ingå. Dessa är valbara beroende på omfattning och ambition.

In- och utdata

• Inventering och klassificering. Informationsinsamling som t ex ansvar, roller, klassificering, tillämplig lag. Genomförande av samtliga steg i inventeringen ger betyg 100%.
• GAP- analys.  Webb frågeformulär som representerar praxis, visar resultat i intervallet 0-100%.
• Riskanalys. Scenariobaserad riskbedömning. Resulterar i konsekvens-sannolikhetsmatris inklusive riskacceptansnivå. Betyg beräknas utifrån om det finns förebyggande åtgärder för riskscenarier över riskacceptans.
• Kravuppfyllnad. En kravlista genereras från klassificering, lag och riskanalys. Kraven måste uppfyllas för att bli "gröna", "gul" innebär aktiv och "röd" passerat slutdatum.
• Mål. I mätportalen skapas mätsessioner vilka därefter aktiveras och mäts i specificerade intervall. Exempel kan vara "Leveransprecision" eller "Finansiell rating". Graden av måluppfyllnad visas i intervallet 0-100%.
• Planuppfyllnad. En lista på nödvändiga planer genereras från inställningarna i klassificering, lag och riskanalys. Planen måste vara framtagen i tid för att bli "grön", "gul" innebär aktiv och "röd" passerat slutdatum.
• Beroendemappning. Beroenden till andra tillgångar görs med funktionen Beroenden. Ett rött beroende betyder att kraven inte matchar mellan två tillgångar och resulterar i lägre betyg.
• Händelse. Förvaltningsarbetet i stegen ovan kan resultera i ett antal avvikelser av olika karaktär. Dessa är integrerade i Händelsemodulen och bevakas för uppföljning och aktiviteter såsom godkännande. Händelsebetyg beräknas utifrån antalet röda, gula eller gröna händelser.

Implementering och utrullning kan ske med hög effektivitet med hjälp av Webb-teknik samt HOMERUN-metodik.