iFACTS - Process

iFACTS Process - Webb-baserad processtyrning och kontroll.

Så gott som alla ledningssystem förutsätter att organisationen är processorienterad. Men - det är viktigt att klargöra syftet med processbeskrivningen. Exemplen nedan kommer resultera i olika typer av beskrivningar:  

• Efterlevnad med kvalitetssystemet. 
• Att hjälpa personalen hitta dokument och arbetsrutiner. 
• För att effektivisera, optimera eller automatisera processen med datorstöd.
• För att kontrollera processen och hur den är sammankopplad med övriga processer och aktiviteter. Påvisa kontinuitet, motståndskraft och stabilitet.

iFACTS koncept syftar till kontroll och att säkerställa kontinuitet. Ledningen ges kontrollverktyg för att bedöma hur väl processerna fungerar och hur de är sammankopplade med andra aktiviteter.  iFACTS Process förser ledningen med konsekvent rapportering och bevakning, bl a presenterat som betyg i intervallet  0-100%.

Webb-teknik underlättar för den ansvarige med dokumentation och analys. Vanliga arbetssteg är att dokumentera processen i termer av processbeskrivning, delprojekt, aktiviteter, milstolpar, mål, budget, ansvar, klassificering och beroenden.

Ett Webb-frågeformulär kan användas för GAP-analys, dvs till vilken grad processen följer policy, regler och andra krav.

Riskanalys kan genomföras för processen inklusive uppföljning och förebyggande åtgärder.

iFACTS Process är ett effektivt verktyg för kontroll och analys. Varje process tilldelas ett betyg som visar hur väl den hanteras och följer kravbild. Nedan följer en specificering av de variabler som kan ingå. Dessa är valbara beroende på omfattning och ambition.

In- och utdata

• Inventering och klassificering. Informationsinsamling som t ex ansvar, roller, klassificering, tillämplig lag. Genomförande av samtliga steg i inventeringen ger betyg 100%.
• GAP- analys.  Webb frågeformulär som representerar praxis, visar resultat i intervallet 0-100%.
• Riskanalys. Scenariobaserad riskbedömning. Resulterar i konsekvens-sannolikhetsmatris inklusive riskacceptansnivå. Betyg beräknas utifrån om det finns förebyggande åtgärder för riskscenarier över riskacceptans.
• Kravuppfyllnad. En kravlista genereras från klassificering, lag och riskanalys. Kraven måste uppfyllas för att bli "gröna", "gul" innebär aktiv och "röd" passerat slutdatum.
• Mål. I mätportalen skapas mätsessioner vilka därefter aktiveras och mäts i specificerade intervall. Exempel kan vara "Leveransindex" eller "Budget". Graden av måluppfyllnad visas i intervallet 0-100%.
• Planuppfyllnad. En lista på nödvändiga planer genereras från inställningarna i klassificering, lag och riskanalys. Planen måste vara framtagen i tid för att bli "grön", "gul" innebär aktiv och "röd" passerat slutdatum.
• Beroendemappning. Beroenden till andra tillgångar görs med funktionen Beroenden. Ett rött beroende betyder att kraven inte matchar mellan två tillgångar och resulterar i lägre betyg.
• Händelse. Förvaltningsarbetet i stegen ovan kan resultera i ett antal avvikelser av olika karaktär. Dessa är integrerade i Händelsemodulen och bevakas för uppföljning och aktiviteter såsom godkännande. Händelsebetyg beräknas utifrån antalet röda, gula eller gröna händelser.

Implementering och utrullning kan ske med hög effektivitet med hjälp av Webb-teknik samt HOMERUN-metodik.